LAPIN KORKEAKOULUKIRJASTON TIETOSUOJAILMOITUS HENKILÖTIETOJA SISÄLTÄVIEN TALLENTEIDEN KUTEN VALOKUVIEN, ÄÄNITTEIDEN JA VIDEOIDEN KÄSITTELYSTÄ
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
Päiväys 17.1.2024
Rekisterinpitäjä
Lapin korkeakoulukirjasto, y-tunnus 0292800-5
PL 122
FI-96101 Rovaniemi
Rekisterinpitäjän edustaja ja sen yhteyshenkilöt
Rekisterinpitäjän edustaja: Kirjastonjohtaja Susanna Parikka susanna.parikka@ulapland.fi
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö(t): Kirjastonjohtaja Susanna Parikka susanna.parikka@ulapland.fi
Yhteyshenkilöihin voi olla yhteydessä kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä. Samoin myös kaikki oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi tehdä yllä olevalle yhteyshenkilölle.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Lapin korkeakoulukonsernin tietosuojavastaavana toimii lakimies Jari Rantala. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@ulapland.fi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsiteltävät henkilötiedot ovat erilaisia tallenteita kuten valokuvia, äänitteitä ja videoita ja niitä käsitellään Lapin korkeakoulukirjaston viestinnässä ja markkinoinnissa.
Lapin korkeakoulukirjasto voi ottaa tallenteita omissa tiloissaan ja tapahtumissaan läsnäolevista henkilöistä. Lapin korkeakoulukirjasto voi ottaa tallenteita myös muiden tahojen järjestämistä julkisista tapahtumista ja julkisista tiloista. Tapahtumat voivat olla joko fyysisiä tai virtuaalisia tai etä- tai hybriditapahtumia.
Lapin korkeakoulukirjaston ottamat tallenteet ovat myös Lapin korkeakoulukonsernin käytössä viestintä- ja markkinointitarkoituksissa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen (TSA 2016/679) 6 artiklan 1 kohdanperusteella. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:
☒oikeutettu etu: Lapin korkeakoulukirjastolla ja Lapin korkeakoulukonsernilla on oikeutettu etu viestiä toiminnastaan ja markkinoida sitä.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat
Lapin korkeakoulukirjasto ottaa tallenteita kuten valokuvia, äänitteitä ja videoita ja julkaisee tallenteita tiloissaan ja tapahtumissaan läsnäolevista henkilöistä.
Lapin korkeakoulukirjasto säilyttää tallenteita viestintää ja markkinointia varten kunnes rekisteröity pyytää henkilötietojensa poistamista. Tallenteita säilytetään, jotta ne ovat käytettävissä esimerkiksi Lapin korkeakoulukonsernin historiikkia varten.
Rekisterinpitäjä arvioi tallenteiden käyttötarkoituksen sopivuuden aina tapauskohtaisesti ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Tallenteet kuten valokuvat, äänitteet ja videot otetaan Lapin korkeakoulukirjaston tai muiden tahojen julkisissa tiloissa ja julkisissa tapahtumissa eivätkä ne sisällä erityisiä henkilötietoryhmiä. Tallenteita säilytetään Lapin korkeakoulukonsernin verkkoasemalla tai muulla vastaavalla sähköisellä alustalla, mihin ei ole pääsyä muilla kuin niillä Lapin korkeakoulukonsernin työntekijöillä, jotka tarvitsevat tallenteita työtehtäviensä hoitoon. Pääsy sähköisille alustoille on rajattu teknisesti esimerkiksi salasanoin.
Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät
9.1 Tietojärjestelmät
Tallenteita käsitellään Lapin korkeakoulukonsernin käytössä olevilla tietojärjestelmillä.
Tallenteita saatetaan käsitellä myös ulkopuolisen palveluntarjoajan alustoilla kuten Facebookissa ja Instagramissa ja muissa vastaavissa sosiaalisen median kanavissa. Näiltä osin henkilötietojen käsittelyssä sovelletaan kyseisten palveluntarjoajien omia tietosuojaselosteita.
9.2 Evästeet
Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointia. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.
Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Automatisoitu päätöksenteko
Henkilötietojen käsittelyssä ei tapahdu automaattista päätöksentekoa.
Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen
Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 mainittu henkilö.
Rekisteröidyn oikeudet
Suostumuksen peruuttaminen (GDPR, 7 artikla)
Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennensen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus saada pääsy tietoihin (GDPR, 15 artikla)
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö ja mitä henkilötietoja sinusta käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (GDPR, 16 artikla)
Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.
Oikeus tietojen poistamiseen (GDPR, 17 artikla)
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:
a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
b) peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
c) vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
d) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
e) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöönperustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteennoudattamiseksi.
Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistamisen estää tietyissä yksittäistapauksissa tietosuoja-asetuksessa tai Suomen tietosuojalainsäädännössä säädetyt perusteet.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (GDPR, 18 artikla)
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:
a) kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Lapin korkeakoulukonserni voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
b) käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
c) Lapin korkeakoulukonserni ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi,esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
d) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (GDPR, 20 artikla)
Sinulla on oikeus saada Lapin korkeakoulukonsernilta toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Lapin korkeakoulukonsernin estämättä, jos käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
Vastustamisoikeus (GDPR, 21 artikla)
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin Lapin korkeakoulukonserni ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lapin korkeakoulukonserni voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Oikeuksista poikkeaminen
Tässä kohdassa kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalainsäädännössä säädetyillä perusteilla. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Linkki: Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768