Lapin korkeakoulukirjaston tietosuojaselosteet
Kaukopalvelu

Laadittu 7.2.2023

Rekisterinpitäjä

Lapin korkeakoulukirjasto (Lapin ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston yhteinen erillinen laitos)

Lapin ammattikorkeakoulu
Jokiväylä 11 C
96300 ROVANIEMI    

Lapin yliopisto
PL 122
96101 ROVANIEMI

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kirjastonjohtaja Susanna Parikka
Lapin yliopisto
PL 122
96101 ROVANIEMI
susanna.parikka@ulapland.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kirjasto käsittelee henkilötietoja kaukopalvelun asiakassuhteen hoitamiseksi ja lähettääkseen asiakkaalle kaukopalveluun liittyviä viestejä.
Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään sopimussuhteeseen perustuen asiakaspalvelun toteuttamiseksi, ja palvelu edellyttää henkilötietojen antamista.
Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kerättäviä henkilötietoja ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kirjastokortin numero.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötiedot tallennetaan WebKake-kaukopalvelusovellukseen, jonka palvelin sijaitsee Irlannissa.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa laskutusta varten Lapin yliopiston talouspalveluille.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot ja tilaushistoria poistetaan 6 vuoden kuluttua viimeisestä asiakastapahtumasta, mikäli asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita.

Mistä saamme henkilötietoja?

Henkilötiedot saadaan kirjastojärjestelmästä tai asiakkaalta.

Miten käsittelemme tietoja?

Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden. Tietoja käsittelevät ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen peruste. WebKake-sovellukseen pääsee kirjautumaan vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihinsa sekä henkilötietojen oikaisemista. Lisäksi tietyissä tilanteissa on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Tarkastuspyynnöt osoitetaan yliopiston tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ulapland.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Lapin yliopisto, PL 122, 96101 ROVANIEMI).

Asiakkaalla on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Kirjastojärjestelmä

Laadittu 28.11.2022, päivitetty 12.1.2023

Rekisterinpitäjä

Lapin korkeakoulukirjasto (Lapin ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston yhteinen erillinen laitos)

Lapin ammattikorkeakoulu
Jokiväylä 11 C
96300 ROVANIEMI    

Lapin yliopisto
PL 122
96101 ROVANIEMI

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kirjastonjohtaja Susanna Parikka
Lapin yliopisto
PL 122
96101 ROVANIEMI
susanna.parikka@ulapland.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lapin korkeakoulukirjasto ylläpitää kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriä kirjaston lainauspalveluiden järjestämiseksi. Kirjasto käyttää asiakasrekisterin tietoja painetun aineiston lainauksen ja asiakkaiden lainausoikeuden valvontaan, yhteydenpitoon asiakkaan kanssa, palauttamatta jääneen aineiston perintään, kaukopalvelun hoitamiseen ja tilastointiin. Tilastointi ei sisällä henkilötason tietoja.

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan b) sopimuksen täytäntöönpano (jossa rekisteröity on osapuolena). Asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen ottaessaan kirjastokortin. Sopimusta vastaan asiakas saa kirjaston aineistoon määräaikaisen käyttöoikeuden.

Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan e) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Mitä tietoja käsittelemme?

Kirjaston asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja

  • nimi
  • henkilötunnus tai sen puuttuessa syntymäaika
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • opiskelija- ja henkilökunta-asiakkaan LUC-organisaation käyttäjätunnus ja sen viimeinen voimassaolopäivä
  • kirjastokortin numero
  • asiointikieli
  • asiakasryhmä ja tilastointiryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, ulkopuolinen)
  • tiedot asiakkaan voimassaolevista lainoista ja varauksista sekä palauttamattomiin aineistoihin liittyvistä toimenpiteistä ja maksuista
  • lainahistoria (lainaustiedot säilytetään nidetasolla kolmelta viimeiseltä asiakkaalta tai 2 vuotta)
  • Asiakkaalle kirjastojärjestelmästä lähetetyt viestit (sähköposti)

Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun opiskelijoiden tiedot poistetaan kirjastojärjestelmästä vuosi opintojen päättymisen jälkeen, mikäli asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomat lainat, korvaukset).

Henkilötietojen tietolähteet

Uusien asiakkaiden henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun opiskelijarekisteristä tai henkilöltä itseltään.

Yliopiston ja ammattikorkeakoulun opiskelijoiden tiedot päivittyvät kyseisen organisaation opiskelijarekisterin kautta.

Muut asiakkaat voivat itse päivittää yhteystietonsa verkkopalvelu LUC-Finnan kautta (https://luc.finna.fi).

Mikäli asiakasta ei tavoiteta asiakasrekisterissä olevien yhteystietojen avulla, voi henkilökunta tarvittaessa tarkistaa asiakkaan yhteystiedot Digi- ja väestötietokeskuksesta tai muusta osoite- tai puhelinpalvelusta.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötiedot tallennetaan Alma-kirjastojärjestelmän toimittajan Ex Libriksen palvelimelle, joka sijaitsee Euroopassa. Lapin korkeakoulukirjasto on solminut henkilötietojen käsittelysopimuksen Ex Libriksen kanssa.

Tuudo-sovelluksella kirjastokorttia käyttävien asiakkaiden henkilötietoja tallentuu Tuudo Oy:n tietojärjestelmiin (Tuudon tietosuojaseloste).

Kaukopalvelua käyttävien asiakkaiden henkilötietoja siirtyy WebKake-kaukopalvelusovellukseen (Kaukopalvelun tietosuojaseloste)

Maksettaessa asiakasmaksuja verkkosivujemme kautta henkilötietoja siirtyy Paytrail Oyj:lle (Paytrailin tietosuojaseloste).

Henkilötietoja luovutetaan Lapin yliopiston talouspalveluille palauttamattomien lainojen laskutuksen yhteydessä.

Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua (Finnan tietosuojaseloste).

Tietoja ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.

Miten käsittelemme tietojasi?

Tietoja käsitellään järjestelmässä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty.

Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tällöin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö ole niistä tunnistettavissa.

Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden. Tietoja käsittelevät ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen peruste. Kirjastojärjestelmään pääsee kirjautumaan vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihinsa sekä henkilötietojen oikaisemista. Lisäksi tietyissä tilanteissa on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Henkilötiedot voi tarkastaa kirjautumalla LUC-Finna-käyttöliittymään. Jos asiakas haluaa tarkastella muita kuin LUC-Finnassa näkyviä tietojaan, toimitetaan asiasta pyyntö yliopiston tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ulapland.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Lapin yliopisto, PL 122, 96101 ROVANIEMI).

Asiakkaalla on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

 

Lauda-julkaisuarkisto

Laadittu 24.5.2018

Rekisterinpitäjä

Lapin yliopisto
PL 122, 96101 Rovaniemi
Yliopistonkatu 8, 96300 Rovaniemi
Puh. 016 341 341
Y-tunnus 0292800-5

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Toni Raja-Hanhela
Lapin korkeakoulukirjasto
+358 40 573 3492

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Lakimies Jari Rantala
Oikeudelliset palvelut
+358 40 547 2583
tietosuoja@ulapland.fi

Rekisterin nimi

Lauda-julkaisuarkisto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Lauda-julkaisuarkistossa julkaistaan yliopiston avoimia ja rajoitettuja julkaisuja, sekä näiden julkaisujen metatietoja

Rekisterin pitämisen peruste

Sopimus

Rekisterin tietosisältö

Julkaisujen metatiedot ja kokotekstit. Julkaisujen lupatiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Julkaisun yhteydessä annetut tiedot julkaisusta. Julkaisun bibliografiset tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Avoimet julkaisut ovat luettavissa www-selaimella. Julkaisujen metatiedot ovat vapaasti haravoitavissa OAI-PMH-rajapinnan kautta toisiin palveluihin.

Rajoitettuun kokoelmaan kuuluvat työt ovat luettavissa vain Lapin korkeakoulukirjaston yliopistokirjaston tiloissa.

Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Julkaisuarkiston tiedot näkyvät järjestelmissä, jotka ovat haravoineet metatiedot OAI-PMH-rajapinnalla. Julkaisuarkiston tiedot näkyvät myös Lapin korkeakoulukirjaston LUC-Finna-palvelussa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Julkaisujen metatiedot ovat avoimesti saatavilla verkon kautta. Avointen julkaisujen kokotekstit ovat vapaasti saatavilla verkon kautta. Rajoitetun kokoelman kokotekstit ovat saatavilla vain kirjaston tiloissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A manuaalinen aineisto

Julkaisujen julkaisusopimukset säilytetään kirjastossa lukitussa tilassa.

B sähköisesti käsiteltävät tiedot

Lauda on Kansalliskirjaston ylläpitämä DSpace-pohjainen julkaisuarkisto. Kansalliskirjasto huolehtii teknisestä ylläpidosta ja varmuuskopioinnista.

Tietojen tallentaminen ja käsittely on rajattu vain osalle kirjasto henkilökunnasta. Järjestelmään on erilliset käyttäjätunnukset ja salasanat, joilla tietojen tallennus ja muokkaaminen tapahtuvat.

Fyysinen suojaus noudattaa yliopiston tietoturvasäännöksiä. Järjestelmän palvelimet sijaitsevat Suomessa. Sovelluksen ja palvelimen välinen yhteys on suojattu.

Tietojen säilytysaika

Julkaisujen tiedot säilyvät järjestelmässä niin kauan kuin julkaisut ovat saatavissa. Julkaisut joilla ei ole tekijöiden kanssa tehtyä voimassa olevaa julkaisulupaa poistetaan järjestelmästä

Rekisteröidyn oikeudet

  • tietojen tarkastusoikeus
  • tietojen korjaaminen
  • tietojen poistaminen
  • tietojen käsittelyn rajoittaminen
  • tietojen siirto-oikeus
  • vastustamisoikeus
Yhteishenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, yhteystiedot selosteen alussa.
Verkkopalvelumme käyttää evästeitä, lue lisää evästeistä. Jatkamalla sivuston selailua hyväksyt evästeiden käytön. [Hyväksyn ehdot]
OK