Laadittu 28.11.2022, päivitetty 12.1.2023
Rekisterinpitäjä
Lapin korkeakoulukirjasto (Lapin ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston yhteinen erillinen laitos)
Lapin ammattikorkeakoulu
Jokiväylä 11 C
96300 ROVANIEMI
Lapin yliopisto
PL 122
96101 ROVANIEMI
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirjastonjohtaja Susanna Parikka
Lapin yliopisto
PL 122
96101 ROVANIEMI
susanna.parikka@ulapland.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Lapin korkeakoulukirjasto ylläpitää kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriä kirjaston lainauspalveluiden järjestämiseksi.
Kirjasto käyttää asiakasrekisterin tietoja painetun aineiston lainauksen ja asiakkaiden lainausoikeuden valvontaan, yhteydenpitoon asiakkaan kanssa, palauttamatta jääneen aineiston perintään, kaukopalvelun hoitamiseen ja tilastointiin. Tilastointi ei sisällä henkilötason tietoja.
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan b) sopimuksen täytäntöönpano (jossa rekisteröity on osapuolena). Asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen ottaessaan kirjastokortin. Sopimusta vastaan asiakas saa kirjaston aineistoon määräaikaisen käyttöoikeuden.
Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. kohdan e) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Mitä tietoja käsittelemme?
Kirjaston asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja
- nimi
- henkilötunnus tai sen puuttuessa syntymäaika
- yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- opiskelija- ja henkilökunta-asiakkaan LUC-organisaation käyttäjätunnus ja sen viimeinen voimassaolopäivä
- kirjastokortin numero
- asiointikieli
- asiakasryhmä ja tilastointiryhmä (esim. opiskelija, henkilökunta, ulkopuolinen)
- tiedot asiakkaan voimassaolevista lainoista ja varauksista sekä palauttamattomiin aineistoihin liittyvistä toimenpiteistä ja maksuista
- lainahistoria (lainaustiedot säilytetään nidetasolla kolmelta viimeiseltä asiakkaalta tai 2 vuotta)
- Asiakkaalle kirjastojärjestelmästä lähetetyt viestit (sähköposti)
Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun opiskelijoiden tiedot poistetaan kirjastojärjestelmästä vuosi opintojen päättymisen jälkeen, mikäli asiakkaalla ei ole hoitamattomia velvoitteita (palauttamattomat lainat, korvaukset).
Henkilötietojen tietolähteet
Uusien asiakkaiden henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun opiskelijarekisteristä tai henkilöltä itseltään.
Yliopiston ja ammattikorkeakoulun opiskelijoiden tiedot päivittyvät kyseisen organisaation opiskelijarekisterin kautta.
Muut asiakkaat voivat itse päivittää yhteystietonsa verkkopalvelu LUC-Finnan kautta (https://luc.finna.fi).
Mikäli asiakasta ei tavoiteta asiakasrekisterissä olevien yhteystietojen avulla, voi henkilökunta tarvittaessa tarkistaa asiakkaan yhteystiedot Digi- ja väestötietokeskuksesta tai muusta osoite- tai puhelinpalvelusta.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötiedot tallennetaan Alma-kirjastojärjestelmän toimittajan Ex Libriksen palvelimelle, joka sijaitsee Euroopassa. Lapin korkeakoulukirjasto on solminut henkilötietojen käsittelysopimuksen Ex Libriksen kanssa.
Tuudo-sovelluksella kirjastokorttia käyttävien asiakkaiden henkilötietoja tallentuu Tuudo Oy:n tietojärjestelmiin (Tuudon tietosuojaseloste).
Kaukopalvelua käyttävien asiakkaiden henkilötietoja siirtyy WebKake-kaukopalvelusovellukseen (Kaukopalvelun tietosuojaseloste)
Maksettaessa asiakasmaksuja verkkosivujemme kautta henkilötietoja siirtyy Paytrail Oyj:lle (Paytrailin tietosuojaseloste).
Henkilötietoja luovutetaan Lapin yliopiston talouspalveluille palauttamattomien lainojen laskutuksen yhteydessä.
Kirjastojärjestelmän verkkosivusto käyttää Finna-palvelua (Finnan tietosuojaseloste).
Tietoja ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.
Miten käsittelemme tietojasi?
Tietoja käsitellään järjestelmässä niihin tarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty.
Tietoja voidaan käyttää myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Tällöin käytettävät tiedot tehdään pääsääntöisesti tunnisteettomiksi niin, ettei yksittäinen henkilö ole niistä tunnistettavissa.
Tietoja säilytetään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden. Tietoja käsittelevät ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen peruste. Kirjastojärjestelmään pääsee kirjautumaan vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihinsa sekä henkilötietojen oikaisemista. Lisäksi tietyissä tilanteissa on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Henkilötiedot voi tarkastaa kirjautumalla LUC-Finna-käyttöliittymään. Jos asiakas haluaa tarkastella muita kuin LUC-Finnassa näkyviä tietojaan, toimitetaan asiasta pyyntö yliopiston tietosuojavastaavalle (sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ulapland.fi, postitse osoitteella Tietosuojavastaava, Lapin yliopisto, PL 122, 96101 ROVANIEMI).
Asiakkaalla on myös oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle, yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.