Skip to main content

Aineistonhallinta

Aineistojen säilyttäminen

Luo suunnitelma siitä, miten aiot järjestää aineistojen tallentamisen, säilytyksen, varmuuskopioinnin, käytön, aineistojen käyttöoikeudet, siirrot ja aineistojen jakamisen tutkimuksen aikana. Käytä mieluimmin Lapin yliopiston verkkolevyille ryhmille luotavia kansioita tai henkilökohtaisia kansioita, jos mahdollista. Jos levytilan tarve on suuri, käytä CSC:n hallinnoimaa IDA-palvelua.

Aineiston tallentaminen

IT-palvelun yleisohjeet erilaisten tietoaineistojen käsittelemisestä ja tallentamisesta ovat intrassa, linkit alla. Tietoturvaluokituksen perusteella voi arvioida, mitä tallennuspaikkaa kulloinkin voi käyttää.

Henkilökohtainen levytila (H-asema)

Suojattu ja varmuuskopioitu levytila johon henkilökunta voi tallentaa tiedostoja.

Ryhmälle luotava tallennustila
IT-palvelut voivat perustaa suojatun ja varmuuskopioidun verkkolevytilan työryhmille. Kaikki ryhmän jäsenet pystyvät tallentamaan ja muokkaamaan tiedostoja, mutta ne on suojattu ulkopuolisilta käyttäjiltä. 

Office 365: OneDrive for Business
OneDrive on pilvipalvelu tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen. Käyttäjäkohtainen levytila on 1 tera. 

IDA - Tutkimusaineistojen säilytyspalvelu

Suurta tallennuskapasitettia vaativat aineistot kannattaa säilyttää tutkimuksen ajan CSC:n tarjoamassa IDA-säilytyspalvelussa. IDA-säilytyspalvelu on hyödyllinen ja tietoturvallinen ratkaisu myös eri yliopistojen välisille yhteisprojekteille, joissa analysoidaan samaa aineistoa. Palvelu on tarkoitettu Suomen korkeakouluille ja Suomen Akatemian projekteille (akatemiahankkeet, huippuyksiköt, tutkimusohjelmat, tutkimusinfrastruktuurit).

Zenodo
Palvelu tutkimusdatan tallentamiseen ja jakamiseen, tarjoana CERN. 

EUDAT

Aineistojen tietoturva

Tietoturvalla tai tietoturvallisuudella tarkoitetaan tietojen, järjestelmien ja tietoliikenteen suojausta. Sähköisen tutkimusaineiston kopioiminen ja levittäminen on helppoa, samoin esimerkiksi tahaton tuhoaminen tai muuttaminen. Varmuuskopiointi on osa tietoturvaa, mutta lisäksi on varmistettava, että aineiston ulkopuolinen (luvaton) käyttö on estetty.

Aineiston suojaamisen suunnitelma voi sisältää seuraavia seikkoja:

  • Henkilökohtaisen aineiston tallentaminen ja turvallisuus
  • Aineiston tietotekninen salaaminen (Encrypting)
  • Aineiston varmuuskopiointisuunnitelma (Miten, milloin, missä? Kolme kopiota ja alkuperäinen.)
  • Aineiston oikeellisuuden varmistaminen (Checksums)
  • Aineiston versionhallinta
  • Aineiston poistaminen pysyvästi ja turvallisesti

Tiedostojen varmuuskopiointi on olennainen osa aineistojen hallintaa. Säännölliset varmuuskopiot suojaavat vahingossa tai tahallisesti aiheutetuilta tietojen menetyksiltä ja niitä voidaan käyttää palautettaessa aikaisemmat tiedot, jos aineistolle on tapahtunut jotain vahingollista. Jos organisaatiosi huolehtii laitteidesi ja verkkolevysi varmistuksista, sinun on huolehdittava vain tiedostoistasi. Jos taas et tee tutkimusta sellaisessa organisaatiossa, joka huolehtisi varmistuksista, sinun on huolehdittava itse sekä laitteidesi että tiedostojesi varmuuskopioinneista. Varmuuskopiointi on siis tehtävä kannettaville tietokoneille ja laitteille, sellaisille tietokoneille, joita ei ole liitetty verkkoon, ja kotisi tietokoneille.

Varmistaaksesi, että varmuuskopiointijärjestelmäsi toimii kunnolla, testaa se aika ajoin. Koeta palauttaa tiedostoja ja varmista, että ne ovat luettavissa. Käytätpä mitä järjestelmää tahansa, älä tallenna uusia varmuuskopioita vanhojen päälle.

Varmuuskopiointi (Miten, milloin ja missä? Kolme kopiota ja alkuperäinen.)

  1.  Varmista, että aineistoistasi tehdään säännöllisesti varmuuskopiot.
  2. Tee kolme kopiota ja sijoita ne fyysisesti eri paikkoihin.
  3. Varmuuskopioi tietyt tiedostot tai koko tietokoneesi.
  4. Varmuuskopioinnin aikataulu: joka muutoksen jälkeen vai määrävälein?

Kriittiset tiedostot sekä alkuperäistiedostot

  • varmuuskopioidaan päivittäin käyttäen automaattista prosessia ja tallennetaan omalle tai organisaatiosi tallennusalustalle, ei pilvipalveluun tai muualle verkkoon
  • tulisi säilyttää avoimissa tiedostoformaateissa pitkäaikaisen käytettävyyden varmistamiseksi
  • eheys ja toimivuus varmistetaan säännöllisesti

Aineiston versionhallinnalla tarkoitetaan uuden kopion tekemistä tiedostosta muutoksien jälkeen. Näin työn eri vaiheisiin voidaan palata myöhemmin.