Skip to Main Content

LaCRIS-opas

Projekti- ja myöntötietojen hallinnan muistilista

Tiedot automaattisesti SAPsta ja Reportronicista

  • projektien SAP-nimi ja –numero, luokitukset, hallinnoiva yksikkö, alku- ja loppupvm, osallistujat, heidän roolinsa
  • myöntöjen SAP-nimi ja –numero, luokitukset, hallinnoiva yksikkö, rahoitukseen liittyvät osallistujat, rahoituspvm

Täydennettävä käsin

  • luodaan puuttuvat projektit ja myönnöt (tutkimuspalveluiden projektit)
  • lisätään puuttuvat henkilöt, kun kirjasto on luonut heidät LaCRISiin (palvelu- ja hallintohenkilöstö)

Projektitietojen täydennys ja korjaus

  • nimi kahdella kielellä
  • akronyymi
  • vastuututkija nostetaan listan alkuun
  • varmistetaan, että kaikki projektin osallistujat ovat mukana (Repo-roolit oikein!)
  • partnerit

Rahoitusmyöntöjen täydennys ja korjaus

  • nimi kahdella kielellä
  • akronyymi
  • partnerit
  • rahoittajaorganisaation nimi auki kirjoitettuna ja pienillä kirjaimilla
  • SAPin rahoittajakoodi jää vain luokitukseksi
  • myönnetty rahoitus ja omarahoitusosuus
  • partnerien rahoitukset, jos LY on koordinaattorina


Näkyvyys projektille ja myönnölle

  • vaihdetaan julkiseksi, kun tiedot ovat kunnossa, siihen asti ”Luottamuksellinen”

 

HUOM. henkilökohtaiset projektit syötetään kirjastossa, niiden projektityyppi on ”Henkilökohtainen projekti” ja myönnön toiminnan luonne –tyypit ovat ”Henkilökohtainen rahoitus” ja ”Väitöskirja”. Näiden projektien rahoitus myönnetään suoraan ao. tutkijalle eikä se kulje yliopiston taloushallinnon kautta.

LaCRISin käyttöliittymän toiminnot

Projekteja ja myöntöjä voi hakea erilaisten suodattimien avulla:

Pure Lapin yliopisto, Tallennetut tiedot (valittu), Päätiedot, Raportointi, Työalue, Projektit (valittu), etsi projekteja, suodata-nappula (ympyröity), vaihtoehdot: ajanjakso, akronyymi, aktiviteettityypin luonne, hallinnoiva organisaatioyksikkö, henkilöt, liittyvä ulkoinen organisaatio, näkyvyys, painoala, profiiliala, projektin tila, synkronoitu sisältö, tieteenala, tunnukset

Projektin ja myönnön tietoja pääsee muokkaamaan pienestä kynän kuvasta napauttamalla:

Projektin nimi, projektin tyyppi, muokkaa-nappula (kynän kuva) ympyröitynä, katsele-nappula (silmän kuva), Tunnistus, projektin nimi, akronyymi

Tekstikenttien kieliversiot saa esiin pienillä lippunappuloilla vasemmassa yläkulmassa:

Suomen lippu (suomenkieliset tekstit) -nappula, Ison-Britannian lippu (englanninkieliset tekstit) -nappula

Tiedonsiirrossa tulleet tiedot, joita ei voi muuttaa LaCRISissa on merkitty pienellä ympyrällä: nuoliympyrä, merkki tiedonsiirrossa tulleesta tiedosta, jota ei voi muuttaa

Jos tällainen tieto on virheellinen, se pitää korjata lähdejärjestelmässä ja odottaa seuraavaan päivään, että korjattu tieto siirtyy LaCRISiin.

Tiedonsiirrossa tulleet tiedot, jotka voi muuttaa LaCRISissa on merkitty pienellä ympyrällä, jossa on viiva päällä: nuoliympyrä, jossa vino viiva yli, merkki tiedonsiirrossa tulleesta tiedosta, jota voi muuttaa

Jos jotakin tietoa tarkistaaksesi tms. syystä painat jonkin tiedon kohdalla Muokkaa-nappia eikä sinulla ole tarvetta muuttaa mitään, pääset yleensä turvallisesti takaisin joko Peruuta-nappulalla tai ao. ikkunan oikeassa yläkulmassa olevalla ruksilla.

Tiedonsiirron periaatteet

LaCRISiin siirtyy tietoa automaattisesti joka yö henkilöstö-, opinto-, talous- projekti- ja käyttäjähallinnon järjestelmistä. Siten esim. SAPiin tai Reportroniciin tallennetut tiedot näkyvät LaCRISissa seuraavana päivänä. Sellaiset tiedot, joita ei voi muuttaa LaCRISissa, päivittyvät em. lähdejärjestelmiin tehtyjen muutosten jälkeen. Osa tiedoista tuodaan LaCRISiin siten, että niitä voi muuttaa LaCRISissa. Ne eivät enää päivity, vaikka SAPiin tai Reportroniciin tehtäisiin muutoksia.

Henkilöstöhallinnon järjestelmästä siirtyy LaCRISiin tiedekuntien, AK:n, Koken ja Kielikeskuksen henkilöstön tiedot. LaCRISin pääkäyttäjä lisää muiden yksiköiden ihmisten tiedot tarvittaessa (lacris@ulapland.fi). Kaikkien jatko-opiskelijoiden tiedot siirtyvät opintohallinnon järjestelmästä LaCRISiin.

LaCRISin projekti vastaa SAPin 10-numeroisella koodilla merkittyjä tietoja.

LaCRISin myöntö vastaa SAPin 12-numeroisella koodilla merkittyjä tietoja. LaCRISiin tuodaan vain myönnetyt rahoitukset, ei toteumatietoja.

LaCRISin roolit projektin osallistujille määräytyvät Reportronicin roolien mukaan:

Reportronic-rooli LaCRIS-rooli
Vastuututkija Vastuuhenkilö / Principal Investigator
Tutkija Tutkija / Researcher
Tutkimusapulainen Muu / Other
Asiantuntija Muu / Other
Projektipäällikkö Muu / Other

SAPista voidaan tuoda projekti ja myöntö vain, jos joku projektiin osallistujista on tiedekuntien, AK:n, Kielikeskuksen tai Koken henkilökuntaa.

Kaikki projektinavausilmoituksen luokitukset (projektityyppi, toiminnan luonne, rahoitustyyppi, yliopistojen rahoitusmallin luokka) tuodaan SAPista LaCRISiin, jotta varmistetaan, että SAPin ja LaCRISin raportit perustuvat yhteneviin tietoihin.

Automaattisissa tiedonsiirroissa ei tule mukaan  sellaisia projekteja tai myöntöjä, joiden kaikki osallistujat ovat muista yksiköistä. Jos jossakin palvelu- tai hallintoyksikössä tai tutkijakoulussa on projekti, joka halutaan näkyviin tutkimusportaaliin, niin koko projekti, myöntö ja/tai puuttuvat henkilöt pitää lisätä käsin tai lisätään Reportronicissa projektiin ja myöntöön myös jonkun tutkijan nimi siksi aikaa, että tiedot siirtyvät SAPista ja Reportronicista ja poistetaan ao. ihmisen nimi siirron jälkeen ko. projektista ja myönnöstä sekä Reportronicissa että LaCRISissa. Järjestely on sovittava ao. ihmisen kanssa, koska hän saa operaation aikana automaattisia sähköpostiviestejä LaCRISista.

Jos sitten joku LaCRISiin käsin tehdyn projektin henkilökunnasta siirtyy tiedekuntaan, AK:een, Kokeen tai Kielikeskukseen tai aloittaa jatko-opiskelun, ko. projekti ja myöntö ilmaantuvat tuplatietueina automaattisesti SAPista LaCRISiin. Käsin tehdyistä tietueista pitää silloin kopioida tiedot automaattisesti tulleisiin tietueisiin ja poistaa käsin tehdyt tietueet. Poistonappula on oikeassa alakulmassa oleva punainen ruksi.

Oikeassa alakulmassa harmaassa palkissa nappula, jossa punainen ruksi

Automaattisesti tuodut tiedot

Kun projekti saa rahoituspäätöksen, yksikössä tulee tehdä projektinavausilmoitus taloushallintoon, joka avaa projektin taloushallinnon järjestelmään (SAP). SAPista projektitiedot siirtyvät projektihallinnon järjestelmään (Reportronic), jossa niihin liitetään mm. projektin osallistujatiedot. SAPista ja Reportronicista siirtyy LaCRISiin automaattisesti

  • Projektin nimi taloushallinnossa (lyhennetty hakemuksessa olleesta nimestä)
  • Projektin ja rahoitusmyönnön numerot taloushallinnossa
  • Projektityyppi (yhteisrahoitteinen, liiketoiminta jne.)
  • Toiminnan luonne (tutkimus, koulutus, yhteiskunnallinen vaikuttavuus, taide)
  • Projektin osallistujat
  • Projektia hallinnoiva yksikkö
  • Projektin liittyminen yliopiston strategiseen profiiliin ja/tai painoaloihin
  • Projektin rahoittaja / rahoittajatyyppi
  • Rahoitustyyppi yliopistojen rahoitusmallin mukaan

LaCRISissa on erikseen projekteille myönnetyt rahoitukset (Myönnöt) ja itse projektit (Projektit). Tämä johtuu siitä, että samalle projektille voi olla useita rahoitusmyöntöjä ja projekti voi saada uusia rahoitusmyöntöjä projektin alkamisen jälkeen.

  • Eriyttämällä myönnöt ja projektit toisistaan pystytään pitämään projektin sisällöllinen kokonaisuus yhtenäisenä julkisella verkkosivulla: projektilla on oma sivunsa ja eri rahoitusmyönnöistä näkyy projektin sivulla vain rahoittajan nimi ja rahoituksen määrä.
  • Myöntöön merkitään vain ne henkilöt, jotka on mainittu rahoituspäätöksessä. Näin myönnöt näkyvät vain niiden henkilöiden CV:llä, jotka ovat rahoitusta hakeneet.

Projektitiedot ovat siirron jälkeen luottamuksellisina eli eivät näy julkisessa portaalissa

Hankesihteerin vastuulla olevat tiedot projekteissa

Tärpissä tarkistetaan, korjataan ja päivitetään ne tiedot, jotka ovat käytettävissä rahoituspäätöksessä tai projektin avausilmoituksessa. Näihin kuuluvat

  • Projektin nimeksi korjataan SAPista tulleen tiedon tilalle rahoituspäätöksessä mainittu nimi suomeksi ja englanniksi (vaihda kieli lippunappuloilla), jos molemmat vain ovat saatavilla. Puuttuvasta toisen kielisestä nimestä s-postiviesti projektin vastuututkijalle, sihteerin ei tarvitse kääntää. Vaikka toinen kieliversio projektin nimestä puuttuisi, pitää kuitenkin huolehtia, että kummallekaan kielelle ei jää projektin nimi keskeltä katkaistuna, kuten se usein SAPista tulee.
  • Lyhytotsikoksi ei merkitä mitään
  • Projektin akronyymi eli kirjainlyhenne, joka kirjoitetaan omaan kenttäänsä. Akronyymiä ei jätetä nimikenttään.

    Tunnistus, Suomen lippu, projektin nimi suomeksi, lyhytotsikko-kenttä tyhjänä, akronyymi omassa kentässään
  • Projektin osallistujat. LaCRISissa tulee näkyä projektin sisällöllinen vastuuhenkilö (yleensä rahoitushakemuksen varsinainen tekijä) sekä kaikki ne, jotka osallistuvat projektiin sisällöllisesti. Jos nimiä puuttuu, tarkista, että roolit ovat oikein Reportronicissa. Jos joku tarvittavista projektihenkilöistä on muusta yksiköstä kuin tiedekunnista, AK:sta, Kielikeskuksesta tai Kokesta, pyydä LaCRISin pääkäyttäjää lisäämään hänet (lacris@ulapland.fi). Sen jälkeen voit liittää hänet projektiin.
  • Projektin vastuuhenkilö nostetaan nimien perässä rivin oikeassa laidassa olevilla pikkunuolilla ylimmäksi

Osallistujat, nimi, rooli (muu), muokkaa-nappula, yksikkö, toinen nimi, rooli (vastuuhenkilö), muokkaa-nappula, pikkunuolet alas ja ylös ympyröitynä, yksikkö, kolmas nimi, rooli (muu), muokkaa-nappula, yksikkö

  • Projektin hallinnoija on se yksikkö, jonka kustannuspaikalle rahoitus menee. Jos tässä on virhe, korjaa SAPiin. Jos projektilla on monta osallistuvaa yksikköä yliopistolla, tiedonsiirto laittaa satunnaisesti jonkin niistä hallinnoivaksi. Sillä ei ole raporttien kannalta mitään väliä.

    Projektin hallinnoija, hallinnoiva organisaatioyksikkö, yksikön nimi, yksikön tyyppi
  • Projektin rahoituspäätöksessä mainitut yhteistyöpartnerit. Merkitse projekti yhteistyöprojektiksi, niin voit tallentaa partnerit.

Valitse projektia koordinoiva organisaatio johtavaksi:


 

  • Projektin elinkaari  merkitään rahoituspäätöksen mukaisesti. Jos projekti saa jatkoaikaa, loppupäivämäärää muutetaan.
    Elilnkaari, Alkupvm, päivämäärä, Loppupvm, päivämäärä, Supistettu
  • Projektiin liittyvään rahoitusmyöntöön pääset kohdasta "Projektiin liittyvät hakemukset ja myönnöt" (myöntöön liittyvä ohje alla)
  • Projektin osanottajat linkittävät itse julkaisunsa, aktiviteettinsa yms. myöntötietojen alle
  • Profiili-, paino- ja LUC-strategian ala tulevat SAPista. Jos ne puuttuvat, lisää ne SAPiin hankkeen perustelumuistion mukaisesti.
    Profiiliala, valittu profiiliala, painoala, valittu painoala, LUC-strategian ala, valittu ala
  • Tietojen täydennyksen ja korjausten jälkeen projektin näkyvyys vaihdetaan avoimeksi
    Näkyvyys, valittuna "Avoimesti näkyvillä", pikkunuoli, josta voi vaihtaa näkyvyyden
    ja tallennetaan muutokset
    Tallenna-nappula

Hankesihteerin vastuulla olevat tiedot rahoitusmyönnöissä

Tärpissä täydennetään ja korjataan sellaiset tiedot, joita ei saada SAPista siirtymään tai SAPissa ei ole. Avaa myöntö joko projektin tietojen kautta tai erikseen myönnöistä hakemalla.

  • Myönnön nimeksi korjataan SAPista tulleen tiedon tilalle rahoituspäätöksessä mainittu nimi suomeksi ja englanniksi (vaihda kieli lippunappuloilla), jos molemmat vain ovat saatavilla. Pitkää projektin nimeä voi myönnön nimessä lyhentää esim. jättämällä alaotsikon pois tms. Älä kuitenkaan katkaise sanoja. Puuttuvasta toisen kielisestä nimestä s-postiviesti projektin vastuututkijalle, sihteerin ei tarvitse kääntää. Merkitse rahoittaja myönnön nimeen kauttaviivan jälkeen
  • Lisää tai siirrä akronyymi eli kirjainlyhenne omaan kenttäänsä, jos lyhenne on käytössä
  • SAPista tullut nimi jää lyhytotsikoksi

    Tunnistaminen, Otsikko, myönnön otsikko, Lyhyt otsikko, SAPista tullut otsikko, Akronyymi
  • Tarkista, että myönnössä näkyy niiden ihmisten nimet, joille rahoitus on rahoituspäätöksen mukaan myönnetty

    Rahoituksensaajat, rahoitukseen liittyvät henkilöt, ensimmäinen nimi, rooli, yksikkö, toinen nimi, rooli, yksikkö, kolmas nimi, rooli, yksikkö, neljäs nimi, rooli, yksikkö, nimien oikealla puolella muokkaa-napit, joilla voi vaihtaa roolin yms. sekä pikkunuolet, joilla voi vaihtaa järjestyksen
     
  • Rahoituksen hallinnoija on se yksikkö, jonka kustannuspaikalle rahoitus menee. Jos tässä on virhe, korjaa SAPiin. Tieto korjautuu tulevan yön ajossa.
  • Rahoituspäätöksessä mainitut yhteistyöpartnerit. Merkitse myöntö yhteisrahoitukseksi, niin voit tallentaa partnerit. Valitse projektia koordinoiva organisaatio johtavaksi.

    Yhteistyökumppanit, Lapin yliopisto, merkitse johtavaksi -nappula, ensimmäinen yhteistyökumppani, merkitty johtavaksi, toinen yhteistyökumppani, merkitse johtavaksi -nappula, Lisää yhteistyötaho -nappula, Yhteisrahoitus Kyllä (valittu), Ei
  • Täydennä ja korjaa rahoitustiedot napauttamalla Muokkaa
  • Muuta rahoitusorganisaation nimi todelliseksi, jos rahoitusorganisaationa näkyy SAPin (yleensä tikkukirjaimin) kirjoitettu koodi (esim. OPM, KOTIRAHASTOSÄÄTIÖ, MUU_JULKRAHOITUS, MUU_ULKOMAINEN, Muu rahoitus). Rahoitusorganisaation nimi näkyy projektin julkisella verkkosivulla ja sen pitää olla tavallisen ihmisen ymmärrettävissä. Jos rahoittajina on monta yritystä tai kuntaa, voi merkitä monen nimen sijasta "Useita yrityksiä" tai "Useita kuntia" tms. Suomen Akatemian, Business Finlandin ja EU-hankkeisiin merkitään myös rahoitusohjelma ao. kenttään.

    Rahoitusorganisaatio, rahoitusorganisaatio, organisaation nimi, Unified Project Model: Funding types, SAPista tullut rahoittajatyyppi, Rahoitusohjelma (ei merkitty)
     
  • Kirjaa myönnön suuruus ja mahdollinen omarahoitusosuus Rahoitusyhteenvetoon.
    Jos alkuperäinen on muussa valuutassa, merkitse sekin.
     
  • Rahoitusyhteenveto, Rahoitus (valittu), Ei-rahoituksellinen, Myöntösumma myöntövaluuttana, ei arvoa, ei valuuttaa valittu, Myöntö, myöntösumma euroina, omarahoitusosuus, omarahoituksen määrä euroina, oman organisaation fEC (ei merkitty), fEC-prosentti (ei merkitty), Näkyvyys, Avoimesti näkyvillä, vieressä pikkunuoli, josta voi muuttaa näkyvyyden
  • Tarkista, että myönnön näkyvyys on oikein:
    • pääsääntöisesti myöntö ja rahoitus "Avoimesti näkyvillä"
    • liiketoimintaprojekteissa myöntö "Avoimesti näkyvillä" ja rahoitus "Vain asianosaiset LaCRIS-käyttäjät"
  • Tallenna

Voit vielä tarkastaa, että julkisessa portaalissa näkyy oikeat tiedot ja että liiketoimintaprojekteilla ei näy myöntösummaa. Julkinen portaali on osoitteessa:

Jos sinulla on jo julkinen portaali avoinna, muista päivittää sen sivu, jotta saat juuri tallentamasi tiedot näkymäänSelaimen vasen ylänurkka, avoimen välilehden nimi, nuoli edeltävälle sivulle, sivun päivitysnappula ympyröitynä, kotisivulle-nappula, avoimen sivun osoite, yliopiston logo