LaCRIS-opas

Aloita napauttamalla vihreää nappulaa

ja valitse sen jälkeen tutkimustuotos. Sen jälkeen voit valita menetelmän, miten luot julkaisutiedot.

Helpointa on importoida tiedot viitetietokannasta, jos julkaisusi on poimittavissa jostain valittavissa olevasta tietokannasta. Kansainvälisissä tieteellisissä lehdissä julkaistut artikkelit ovat usein löydettävissä Scopus, Web of Science tai ORCID-järjestelmistä. Kirjoita nimesi tekijäkenttään tai tutkijatunnisteesi ao. kenttään ja napauta "Hae". Valitse importoitaviksi ne julkaisut, jotka ovat kirjoittamiasi ja joiden kohdalla ei ole merkintää siitä, että ne ovat jo LaCRISissa (tarkista kuitenkin, onko duplikaatiksi merkitty julkaisu oikeasti sama julkaisu). 

Useimmat tieteelliset lehdet antavat mahdollisuuden tuoda viitteen tiedostona. Etsi lehden verkkosivulla artikkelisi etusivulta kohta "Export citation" tai "Download citation" tms. Se on joko suoraan näkyvissä tai kohdissa "Cite" tai "Tools" tms. Valitse formaatiksi RIS tai BibTeX ja joko tallenna tiedostoon ja tuo tiedostona tai kopioi tekstinä.

Voit myös tallentaa viitteesi kokonaan käsin, jolloin aloita valitsemalla valikosta, minkä tyyppistä julkaisua olet tallentamassa ja tallenna vähintään punaisella tähdellä merkityt kohdat lomakkeella.

Valitse julkaisun tilaksi "ennen painatusta julkaistu e-versio", jos artikkeli on  julkaistu "Early online" -versiona ilman volyymi- ja -numerotietoja.

Kuukauden ja päivän tallentaminen ei ole pakollista, mutta ne vaikuttavat julkaisujesi järjestykseen tutkimusportaalissa, jos sinulla on useita artikkeleita samalta vuodelta.

Kirjasto vaihtaa julkaisun tilan julkaistuksi, kun volyymi- ja numerotiedot sekä lopullinen julkaisuvuosi ovat tiedossa.

Jos tallennat julkaisusi tiedot jo silloin, kun se on hyväksytty julkaistavaksi, vaihda julkaisun tilaksi Hyväksytty/painossa. Älä tallenna julkaisutietoja vielä silloin, kun olet lähettänyt käsikirjoituksen julkaisijalle, mutta sitä ei ole vielä hyväksytty.

Julkaisu näkyy julkisella profiilisivullasi, jos tilana on Julkaistu, Ennen painatusta julkaistu e-versio tai Hyväksytty/painossa. Jos kuitenkin tallennat julkaisutietoja jo valmisteluvaiheessa tai kun käsikirjoitus on vasta lähetetty kustantajalle, järjestelmä asettaa näkyvyyden sisäiseksi. Älä muuta sitä julkiseksi ennen kuin julkaisu on vähintään hyväksytty!

• Tallenna myös muille kirjoittajille affiliaatio (yliopiston, tutkimuslaitoksen tms.  tarkkuudella) ja maa, jossa ao. kirjoittaja toimi kirjoittaessaan julkaisua.
• Täydennä viitteeseen tieteenala(t) sekä profiili- ja painoala(t).
• Jos julkaisu on jonkin projektin työn tulosta, muista lisätä linkitys ao. projektiin kohdassa Relaatiot.
• Jos tietojen tallentaminen jää syystä tai toisesta kesken, valitse alareunan harmaasta palkista käsittelyvaiheeksi "syöttäminen kesken" – silloin se ei vielä näy julkisella profiilisivullasi. Jos saat tallentamisen valmiiksi, jätä käsittelyvaiheeksi "validoitavaksi".
• Tallenna!

Vaihtoehtoisesti voit pyytää kirjastoa tallentamaan julkaisutiedot puolestasi. Toimita julkaisutiedot sähköpostitse osoitteella lacris@ulapland.fi tai tuo kirjaston asiakaspalvelutiskille ja laita päälle post-it-lappu, johon kirjoitat LaCRIS.

Voit ottaa käyttöön automatisoidun haun, jossa LaCRIS tarkistaa viikoittain, onko ORCIDissa, Scopuksessa, Web of Sciencessä tai Mendeleyssä uusia julkaisuja nimelläsi, ja tuo ne sinulle ehdolle LaCRISiin.

• Napauta "Muokkaa profiilia"
• Valitse vasemman reunan valikosta "Automaattinen haku"

• Valitse haluamasi tiedonlähteet
• Järjestelmä tuo löytämänsä uudet julkaisut sinulle ehdotuksena LaCRISiin ja näyttää sen viestinä LaCRISin pääsivusi oikeassa laidassa
• Jos haluat ilmoituksen uusista ehdotuksista sähköpostiisi, rastita sivun ylälaidassa ao. kohta
• Tallenna

Lapin yliopiston allekirjoittaman Avoimen tieteen ja tutkimuksen julistuksen sekä tärkeimpien tutkimusrahoittajien mukaan vertaisarvioitujen tieteellisten artikkelien (ja mahdollisuuksien mukaan muidenkin julkaisujen) kokotekstit tulee rinnakkaistallentaa avoimesti oman organisaation tai tieteenalakohtaiseen julkaisuarkistoon. Lapin yliopiston julkaisuarkisto on LaCRIS. LaCRISiin merkitään myös linkki kustantajan verkkosivuilla avoimena olevaan julkaisuun.

Voit rinnakkaistallentaa artikkeliesi kokotekstit itse tai pyytää kirjastoa tekemään sen (lähetä pdf osoitteella lacris@ulapland.fi). Samasta osoitteesta voit myös kysyä neuvoa ja apua rinnakkaistallennukseen. Jos olet syöttänyt julkaisun viitetiedot jo aiemmin ja kirjasto on jo validoinut ne, et voi enää itse tallentaa kokotekstiä – pyydä kirjastoa tekemään se.

Muista varmistaa, että sinulla on muiden kirjoittajien lupa julkaisun kokotekstin tallentamiseen LaCRISiin.

Tallentaessasi julkaisun kokotekstin LaCRISiin tai antaessasi sen kirjastolle tallennettavaksi sitoudut alla oleviin ehtoihin

Tallentaessasi artikkelisi viitetietoja ja tallennettuasi lehden nimen tallennusalustalla on kohta:

Rinnakkaistallenteeksi tulee valita ensisijaisesti "Published version", jos kustantaja sallii. Yleisimmin kustantaja sallii "Accepted version" tallentamisen. Napauta opastus-kohdassa ko. kohdissa pikkukolmioita vasemmalla, ja tarkista rinnakkastallennusoikeus noiden kahden version osalta. LaCRIS on julkaisuarkisto (institutional repository). Voit tallentaa sellaisen version, jonka "Locations"-kohdassa mainitaan "Institutional Repository". Tarkista samalla, onko tiedoston avaamiselle viiveaika (embargo), sen pituus ja lisenssi, jolla tiedoston saa avata.

Rinnakkaistallennuksen oikeudet ja ehdot on yleensä mainittu myös kustantajan kanssa solmitussa julkaisusopimuksessa. Jos sopimuksessa mainitaan, että tekijällä on (kaikki) oikeudet julkaisuunsa, rinnakkaistallennus on luvallista.

Proofiksi / oikovedokseksi / korjausvedokseksi kutsutaan kirjoittajalle kustantajalta tulevaa viimeistä taitettua versiota ennen julkaisemista. Sitä ei saa rinnakkaistallentaa. 

Aloita tiedoston tallennus napauttamalla "Pääsy elektroniseen versioon (kokoteksti)" -nappulaa:

ja sen jälkeen valitse tyyppi

• Lataa elektroninen versio:  Tästä rinnakkaistallennat julkaisun kokotekstitiedoston yliopiston julkaisuarkistoon.  Julkaisutiedosto näkyy LaCRISin julkisessa portaalissa automaattisesti, kunhan mahdollinen embargo-päivämäärä on ohi. Jos embargoa ei ole, tiedosto näkyy julkisessa portaalissa tallentamista seuraavana päivänä.
• Lisää elektronisen version DOI.  DOI = Digital object identifier. DOIn avulla sinä ja julkaisusi linkittyvät muiden palveluiden kanssa, kuten kustantajan verkkosivut ja Orcid.org. LIsää DOI aina, kun sellainen on, vaikka tallentaisit myös kokotekstin rinnakkaistallenteena!
• Ja edelleen Lisää linkki elektroniseen versioon. Tämä tarkoittaa pysyviä tunnisteita (URN, handle) tai muita linkkejä. Vain pysyvät tunnisteet kelpaavat kansalliseen raportointiin.

Lomake sähköisen version tallentamiseen avautuu. Kaikkiin erityyppisiin sähköisiin versioihin (tiedosto, DOI, linkki) lisätään nämä tiedot:

• Dokumentin versio
• Julkinen pääsy tiedostoon, valitse
  • Avoin, jos julkaisun rinnakkaistallentamiselle ei ole asetettu viivettä tai DOI tai muu linkki vie avoimeen julkaisuun
  • Viivästetysti avoin, jos RoMEO-tiedoissa on asetettu viive (Embargon alkupäivä = julkaisupäivä, loppupäivä = säädetyt viivekuukaudet julkaisupäivästä)
  • Suljettu, jos DOI on maksullisen, ei-avoimen julkaisun tunniste
• Lisenssi
  • jos Open Access -opastuksessa tai julkaisusopimuksessasi on mainittu CC-lisenssi, jolla julkaisu on lupa avata, valitse se. Muussa tapauksessa jätä lisenssitiedon etsiminen kirjastolle.​

Tallenna!

Taiteelliset tuotokset tallennetaan samoin kuin julkaisutkin aloittaen vihreällä nappulalla:

ja valitse sitten taiteellisen tuotoksesi tyyppi:

Valintasi jälkeen eteesi aukeaa tallennuslomake. 

Valitse ensin julkaisukategoria, joka määrittelee opetusministeriön julkaisutyypin. Tallenna sitten vähintään punaisella tähdellä merkityt kohdat. Tallennuslomake on valitettavasti vähän hankalasti tekstijulkaisujen ehdoilla muotoiltu.

Jokaisella taiteellisella tuotoksella pitää olla

• JOKO julkaisija, joka tarkoittaa esim. galleriaa, teatteria tms. tekijästä riippumatonta organisaatiota, jonka päätöksella tuotos on julkistettu
• TAI tapahtuma (lomakkeen alaosassa), joka tarkoittaa bienniaalia, festivaalia tms. tekijästä riippumatonta tapahtumaa, jonka ohjelmaan tai sisältöön tuotos on hyväksytty

Molemmatkin voivat olla, jolloin esim. tapahtumatiedon lisäksi merkitään julkaisijaksi ao. tapahtuman järjestäjäorganisaatio tai museo / galleria merkitään julkaisijaksi ja siellä esillä ollut näyttely merkitään tapahtumaksi, jossa on ollut esillä tuotokseksi kirjattava teos tai teoksia.

Jos taiteellinen tuotos on jonkin projektin työn tulosta, muista lisätä linkitys ao. projektiin kohdassa Relaatiot.

Taiteiden tiedekunnassa voit myös pyytää tiedekunnan hallintosihteeriä tallentamaan tiedot puolestasi.

Jos olet aiemmin ollut tai olet välillä työsuhteessa tai vierailevana tutkijana toisessa tutkimusorganisaatiossa ja olet siellä kirjoittanut tai kirjoitat julkaisuja, ne voi tallentaa LaCRISiin, mutta sinun pitää merkitä niiden julkaisujen tietoihin affiliaatioksesi kyseinen organisaatio. Napauta julkaisualustalla Muokkaa-nappulaa nimesi vieressä ja poista merkki Lapin yliopiston affiliaation kohdalta ja napauta kohtaa Affilioi ulkoiseen organisaatioon ja valitse listalta oikea tai tarvittaessa tallenna uusi organisaatio. 

Muissa yliopistoissa tai tutkimuslaitoksissa käytössä oleviin tutkimustietojärjestelmiin tallennetut julkaisutiedot voidaan saada kopioina LaCRISiin silloin, kun ao. yliopistossa tai tutkimuslaitoksessa on käytössä tiedonsiirtoon sopiva järjestelmä. Tällainen järjestelmä on ainakin

• Aalto-yliopistossa
• Hankenilla
• Helsingin yliopistossa
• Jyväskylän yliopistossa
• LUT-yliopistossa
• Tampereen yliopistossa
• Turun yliopistossa
• Åbo Akademissa
• VTT:llä

Jos haluat vanhoja julkaisutietojasi siirrettäväksi LaCRISiin, ota yhteys kirjastoon lacris@ulapland.fi.

Emme kuitenkaan voi taata, että kaikista yllä luetelluista yliopistoista saadaan kaikki vanhat järjestelmiin tallennetut julkaisutiedot siirretyksi. Usea yliopisto (ja VTT) ovat uusineet tutkimustietojärjestelmänsä viime vuosina emmekä tiedä, minkä verran järjestelmävaihdoksissa on siirretty kovin vanhoja julkaisutietoja.

Kirjasto tarkistaa (validoi) kaikki julkaisutiedot ennen kuin ne toimitetaan kansalliseen raportointiin ja sitä kautta Juuliin.

Tarkistettavia asioita ovat normaalien viitetietojen lisäksi mm.

• rinnakkaistallenteiden luvallisuus ja kirjaukset
• julkaisun OKM-julkaisutyyppi ja julkaisun sisällyttäminen kansalliseen julkaisutiedonkeruuseen (ns. OKM-raportointi)
• julkaisun avoimuuteen liittyvät asiat
• että julkaisulla on tieteenalat, profiiliala ja LUC-strategian ala

Epäselvissä tilanteissa kysytään kirjoittajilta tarkempia tietoja.

Taiteiden tiedekunnan hallintosihteeri tallentaa Taiteiden tiedekunnan taiteellisten tuotosten tiedot ennen kuin ne toimitetaan kansalliseen raportointiin ja sitä kautta Juuliin.

Tarkistettavia asioita ovat normaalien viitetietojen lisäksi mm.

• OKM-tyyppi ja tuotoksen sisällyttäminen kansalliseen taiteellisten julkaisujen tiedonkeruuseen (ns. OKM-raportointi)
• julkaisijan ja/tai tapahtuman riippumattomuus tekijästä (omakustanteet ja vastaavat eivät kelpaa OKM-raportointiin)
• tieteen- ja taiteenala sekä profiiliala ja LUC-strategian ala